Herramientas para frelance: ahorra tiempo y organízate

Ser freelance es un sueño para ti. Libertad creativa, flexibilidad de horarios e independencia de en donde trabajar suena genial. Cuando empiezas la motivación la tienes por las nubes porque estás haciendo lo que te gusta. Sin embargo, muchas veces nos tiramos a la piscina sin estar del todo preparados para la vida de nómada digital. 

La tecnología es un factor decisivo cuando hablamos del trabajo en remoto. Cada vez hay más herramientas para suplir las carencias del digital y comunicarse fácilmente. 

El problema es que esa variedad te haga perder el foco y cambies cada dos por tres la tecnología que usas. Sin darte cuenta, puedes acabar perdiendo mucho tiempo y dinero. 

Para que esto no te ocurra vamos a recomendarte nuestro kit de herramientas online para trabajar como freelance con las que harás funcionar rápidamente tu negocio en remoto. 

Son las que yo mismos uso en mi día a día, así que sé bien de lo que hablo. 

Herramientas de comunicación

Gmail

Vale, sobre esta no hay mucho que decir. El correo electrónico es un básico para cualquier negocio online. Deriva tus correos corporativos a una sola cuenta y administrala de manera que te sea eficaz. 

¿Cómo? Te pueden servir estos pequeños trucos: 

  • Crea filtros para automatizar acciones. Desde configuración / filtros y redirecciones puedes configurar que cada vez que recibas un email de una determinada persona, Gmail lo clasifique con un etiqueta, lo destaque, lo marque como importante, etc. Si recibes muchos correos al día es una buena opción para saber qué es relevante en un solo vistazo.
  • Deshaz un envío. En configuración / general / deshacer envío puedes habilitar la opción de cancelar un correo que ya has enviado hasta 30 segundos más tarde. Es una funcionalidad fantástica para esas veces en las que le das al botón de «enviar» antes de tiempo.
  • Configura la respuesta automática. Cuando te vayas de vacaciones o estés de viaje por trabajo, por ejemplo, conviene que actives un mensaje automático para informar de que tu disponibilidad en el correo es muy limitada y des una alternativa para consultas urgentes (el número de teléfono o el email de algún compañero). Esto puedes activarlo desde configuración / general / respuesta automática. 

Slack

Slack es la aplicación ideal si trabajas en equipo. 

Es una herramienta que cuenta con una versión gratuita, aunque si quieres explotar al máximo las funcionalidades, como hacer llamadas de grupo, conviene la modalidad de pago. 

A través de este chat puedes hablar en privado con miembros del equipo y crear canales específicos por proyecto a los que solo tengan acceso los implicados en esa tarea en particular. 

Lo interesante es que esta es una aplicación todo en uno. Te permite hacer llamadas, meetings de grupo, compartir pantalla y se integra con muchas otras herramientas, como Asana o Google Drive. 

¿Quieres saber algunos trucos para sacar más partido a Slack?

  • Fija un tiempo máximo diario para chatear. De lo contrario, puedes pasarte todo el día conectado y perder tu tiempo.
  • Activa el modo «no molestar» para evitar distracciones. Si estás haciendo alguna tarea que exija concentración, pospón las notificaciones de Slack el tiempo que necesites. Solo tienes que hacer clic en la campanita que aparece junto a tu nombre y seleccionar las horas que quieras.
  • Usa slackbot. Lo ideal es que cuando recibas un mensaje lo gestiones en el momento, pero cuando esto no sea posible la función «recordar más tarde» es perfecta. Solo tienes que pasar el cursor por el mensaje en cuestión, hacer clic en los tres puntitos y después en «recordarme sobre esto». Puedes elegir que vuelva a avisarte en 20 minutos, 1 hora, 3 horas, al día siguiente o a la próxima semana. ¡Te evitarás olvidos!

Herramientas de almacenamiento en la nube

Google Drive

Google Drive es la nube en la que almacenar y compartir todos los documentos de la empresa con el equipo (si lo tienes) y con los colaboradores externos, cuando sea necesario. En cada carpeta puedes seleccionar a quién das acceso y con qué permisos (edición o solo visualización).

Más allá del almacenamiento, las aplicaciones de Google Drive (Google Docs, Google Sheet, Google Forms, presentaciones, etc.) también son perfectas para trabajar sobre un mismo documento en equipo. Además, todos los cambios quedan registrados en un historial por lo que es posible saber qué modificaciones se han hecho, quién las ha hecho y en qué fecha. 

En una empresa en remoto la transparencia es clave para el buen funcionamiento y un entorno virtual como este lo pone más fácil.

Estos son mis trucos:

  • Crea un sitemap de tu Drive. Por el momento, Google no incluye esta funcionalidad de modo automático. El problema es que conforme se van añadiendo participantes y documentos a la nube, cada vez es más difícil saber qué hay dentro realmente. Lo mejor es crees tú mismo un archivo, un Google Sheet por ejemplo, e indiques qué carpetas raíz hay dentro de Drive, con su correspondiente enlace, la descripción del tipo de documentos que hay dentro y las personas que tienen acceso. Tendrás que actualizarla con frecuencia, pero te ahorrará muchos dolores de cabeza en un futuro.
  • Activa el modo sugerencias. Google Docs te permite cambiar el modo de edición, por el de sugerencias. Esta funcionalidad es muy útil para revisar documentos. Los cambios se quedan marcados a simple vista y el autor puede aceptarlos o rechazarlos con un clic. 
  • Utiliza la escritura por voz. Si te resulta más sencillo volcar tus ideas en el papel hablando, que escribiendo, la escritura por voz te encantará. Solo tienes que ir a herramientas y a continuación a «dictar por voz» (en las presentaciones de Google) o a «escritura por voz» (en Docs). Haces clic en el micro, empiezas a hablar y automáticamente se transcribe todo lo que dices. 

Dropbox

Dropbox es un software gratuito de almacenamiento en la nube con una cantidad limitada de espacio, a partir de la cual habría que pagar. Aunque no es una cuota nada cara, la verdad. 

Puedes usarla para almacenar documentos de trainings, de manera que el alumno puede descargárselos directamente. 

Herramientas de gestión de proyectos

Tener todos los datos, comunicaciones y pasos de un proyecto (y de todos tus proyectos) en un mismo lugar organiza tu vida de una manera increíble. 

Dentro de las herramientas para trabajar como freelance, las herramientas de gestión de proyectos son imprescindibles. Más aún cuanto más trabajo tienes. 

Asana

Asana es una herramienta para gestionar las tareas y proyectos de tu negocio. De este modo, es posible hacer un seguimiento de todos los avances, comprobar si hay retrasos o detectar cuellos de botella. Así como no perder ninguno por olvido (que queda fatal). 

Además, permite tener conversaciones, asignar tareas a los miembros del equipo (si tienes uno) y notificarles de lo que deben hacer cada día. 

¡Estos son algunos trucos!

  • Crea plantillas. Algunos trabajos de tu empresa serán tareas de mantenimiento que se repiten cada cierto tiempo. Cuando subas el proyecto a Asana, haz clic en «guardar como plantilla». La próxima vez solo tendrás que cargarla y modificar las fechas, sin necesidad de volver a registrar cada tarea manualmente. ¡Ahorrarás mucho tiempo!
  • Comprueba cómo progresa el trabajo. Si vas a tu dashboard y haces clic en añadir el resumen de un proyecto, automáticamente te aparecerá el estatus de forma gráfica, con las tareas que ya hay hechas y las que quedan por completar. Es interesante para ver rápidamente cómo evoluciona el trabajo día a día. 

Herramientas financieras

Las aplicaciones financieras te ayudarán a llevar de forma adecuada tu flujo de dinero: saber lo que entra, lo que gastas y los gastos estimados e ingresos estimados de tu negocio online, de manera que sepas cuánto debes reservar para impuestos, controlar pagos tardíos y por supuesto, facturar. 

La que yo uso es QuadernoApp. En su canal de Youtube tienes tutoriales de cómo utilizarlo. 

Herramientas de productividad

Toggl

Toggl es una herramienta gratuita (en versión básica) para controlar el tiempo que dedicas a cada tarea.

El funcionamiento es muy sencillo. Simplemente, activas el cronómetro, indicas la actividad y lo detienes de nuevo cuando vayas a cambiar de tarea. 

Se trata de una aplicación muy útil para identificar si nuestras horas de trabajo y prioridades para la empresa están alineadas y, por tanto, para saber si estamos siendo realmente productivos o hay que cambiar de rumbo. 

¿Trucos?

  • Utiliza siempre la misma nomenclatura. Toggl te permite clasificar tu actividad por proyecto, descripción y etiqueta. Cuando más explícito seas, mucho mejor. De lo contrario, cuando pase el tiempo te costará averiguar qué estabas haciendo realmente. Además, conviene que siempre uses las mismas palabras para describir tu actividad y proyectos, ya que así será más sencillo extraer métricas y conclusiones. 
  • Descarga tus informes de actividad cada semana. En el apartado reports / detailed puedes descargar un informe detallado en Excel, PDF o CSV de tus horas de trabajo. Es importante que hagas este ejercicio semanalmente para corregir posibles desviaciones en las prioridades cuanto antes. 

Pocket

Si encuentras mientras navegas enlaces que te sirven para otro proyecto y que te gustaría revisar más adelante, Pocket te permite etiquetarlos y guardarlos. La app se sincroniza desde tu móvil y también tiene extensión desde Chrome. 

Herramientas de gestión del calendario

Google calendar

Una de las peores cosas de ser freelance —aunque también de las mejores, porque así no te aburres— es que cada día es distinto. 

Así que un calendario en la nube que te sirva para organizar tus jornadas es imprescindible. Google Calendar es el gold standar porque además es gratis. 

  • Te permite agregar ubicación y que te avise de las citas X tiempo antes. 
  • Te permite agregar enlaces para poder compartir notas y presentaciones. 

Calendly

Si vendes sesiones de formación, o simplemente tienes que gestionar citas de clientes y te interesa que agenden ellos mismos, Calendly es una opción. Envía a los clientes el enlace para agendar la cita con las opciones disponibles. Se integra genial con Slack. 

 

Herramientas de administración de redes sociales

No te queda más remedio. Tendrás que manejar las redes en las que se encuentra tu cliente ideal para atraerlo hacia tus servicios. Pero las redes son el agujero negro de la productividad. Mi herramienta estrella de gestión de redes es un todo-en-uno: Metricool

Metricool

La versión gratuita es ya bastante útil. Te permite generar autolistas que se van republicando con la frecuencia que tú le pongas en redes. Pero además la versión de pago te permite un análisis de KPI’s en redes que te ahorra el trabajo de ver cómo van las cosas en un solo vistazo. 

Te dejo un videotutorial de la herramienta en español para que veas lo mucho que vale la pena.

Herramientas de videochat

Skype

Gratuito si utilizas tu propia wifi, skype permite además grabar la llamada, de manera que puedas revisarla más tarde. 

Zoom

Zoom es una de las aplicaciones de vídeo-conferencia más usadas por todos los freelance. 

De forma gratuita, se puede acceder a una sala virtual donde tienes la posibilidad de conectar con hasta 100 personas en tiempo real durante un tiempo de 40 minutos. 

Puedes grabar la sesión, como en skype. 

En la versión de pago, puedes alargar el tiempo lo que necesites y aumentar el número de asistentes por si quieres usarla en formato webinar. 

También puedes usarla para transmitir eventos en tiempo real, de forma similar al streaming. 

En resumen…

Escalar en tu negocio depende sobre todo de que te organices de forma correcta, analices lo que haces cada día, implementando sistemas y mejorando los resultados. 

Pero las herramientas te solucionan mucho y te permiten mantener el foco en lo más importante.

 

Acerca del autor de esta entrada,

Franck Scipion

Acerca del autor de esta entrada,

Franck Scipion

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