Calendly: 驴C贸mo programar citas y reuniones de clientes online?

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驴Sabes ese momento en el que vas a quedar con un cliente y no encontr谩is un horario que os cuadre a los dos?

鈥淨uedamos el lunes por la tarde鈥.

鈥淓s que no puedo, mejor el martes鈥.

鈥淏uf, yo el martes voy hasta arriba. Mejor el mi茅rcoles a la hora de comer鈥.

Y as铆 hasta el infinito y m谩s all谩.

驴Te gustar铆a gestionar tus citas con clientes de forma autom谩tica? 隆Est谩s de enhorabuena! Calendly es la aplicaci贸n web que estabas buscando.

Es un programa muy sencillo que te va a ahorrar un mont贸n de tiempo y energ铆a.

En este tutorial vamos a ver c贸mo programar citas online con Calendly.

驴Qu茅 es Calendly?

Calendly es una plataforma que te permite programar y gestionar citas online en tan solo unos pocos clics.

Dentro de la plataforma, puedes crear tus propios eventos. Cada uno de ellos con sus respectivos horarios disponibles, en funci贸n de tus propios horarios.

Adem谩s, da igual el pa铆s en el que te encuentres o en el que se encuentre la persona con la que tengas que realizar la reuni贸n; Calendly modifica los horarios en base a la localizaci贸n de cada persona.

Es tan simple como crear un evento, configurarlo, compartir la URL del evento y dejar que las citas se programen y gestionen de forma autom谩tica.

Podr谩s integrar Calendly con muchos otros programas de calendario, como Google Calendar, Outlook, Office 365 o incluso el Calendario de iCloud.

Por supuesto, tambi茅n lo podr谩s integrar y automatizar tareas con otras plataformas como Salesforce, GoToMeeting, Zapier y muchas m谩s鈥

As铆 es como luce Calendly.

Calendly

驴Por qu茅 programar citas online con Calendly?

Porque es la 煤nica forma de agilizar y automatizar el proceso de reserva y gesti贸n de tus citas y reuniones. No hay m谩s.

Normalmente siempre tenemos que estar buscando un d铆a que vaya bien a todo el mundo para realizar la sesi贸n. Un d铆a te va bien a ti, pero a la otra persona no. El d铆a siguiente le va bien a tu contacto, pero a ti no鈥

Y as铆 van pasando los d铆as y a consecuencia la reuni贸n se va posponiendo. Y, aunque parezca mentira, en algunos casos, la reuni贸n se acaba anulando.

Algunas reuniones pueden esperar, pero otras no.

De las que pueden esperar, unas son importantes y el resto no.

Las que no son importantes es mejor que las elimines, ya que no relevantes para ti y/o para tu negocio.

A categorizar estas reuniones en funci贸n de si son o no importantes y urgentes, te ayudar谩 la Matriz de Eisenhower.

Pero hay otras citas que son de vital importancia: las llamadas de venta.

Y estas s铆 que NO se pueden procrastinar ni un minuto. De ellas depende el futuro de tu negocio.

Podr铆amos decir que llegamos al punto de inflexi贸n.

Imagina poder compartir la URL de tu calendario con posibles clientes, y que ellos mismo pudieran elegir el horario que mejor les vaya, y de forma autom谩tica, estas reuniones aparecieran directamente agendadas en tu calendario鈥 驴no ser铆a genial? Pues s铆, lo es.

Con esta herramienta olv铆date para siempre de ir detr谩s de tus posibles clientes en busca del mejor horario para todos. Aqu铆 el posible cliente se adapta a tu horario, no al rev茅s.

T煤 mandas, t煤 controlas.

Lo que se traduce en una mejor gesti贸n del tiempo y, a consecuencia, a ser m谩s productivo.

驴Por qu茅? Porque acabas teniendo m谩s tiempo, que podr谩s dedicar a tareas mucho m谩s importantes que estar buscando la manera de cuadrar tu horario con el de tu posible cliente.

As铆 que dicho esto, si te interesa saber c贸mo agendar citas de clientes y c贸mo gestionar citas online, vamos a ver los pasos que tienes que seguir.

Crea tu cuenta en Calendly

En primer lugar, tendr谩s que entrar en Calendly para poder crear tu cuenta.

Ver谩s que existen diferentes tipos de cuentas: una gratuita y dos de pago.

Con la cuenta gratuita, deber铆as tener m谩s que suficiente.

Si buscas opciones un poco m谩s avanzadas (crear varios calendarios distintos, personalizar la URL, personalizar los mensajes y notificaciones, mandar a un link concreto despu茅s de reservar la cita…) tendr谩s que optar por las versiones de pago.

Los precios son asequibles. Estamos hablando de 10鈧 a 15鈧 al mes.

Por el momento, vamos a crear una cuenta desde cero, con el plan gratuito.

Para hacerlo tienes que hacer clic al bot贸n azul 鈥淪ign Up鈥 que encontrar谩s al apartado superior derecho.

Calendly

Una vez abierto, simplemente sigue los pasos que te pide, como har铆as en cualquier otra plataforma a la hora de crear una cuenta.

Una vez hayas rellenado los campos requeridos, te aparecer谩 una ventana en la que tendr谩s que escribir la URL de tu calendario.

Calendly

En segundo lugar, tendr谩s la opci贸n de vincular Calendly con la plataforma de calendario que utilices (por ejemplo, Google Calendar). B谩sicamente, lo que vas a hacer aqu铆 es conectar tu calendario con Calendly.

En otras palabras, configurar Calendly para que se sincronicen las citas con tu calendario y no haya ning煤n conflicto entre ellos.

Calendly

Una vez lo tengas, haz clic en 鈥淐ontinue鈥.

En tercer lugar, podr谩s configurar tu horario de trabajo. Podr谩s seleccionar las horas y los d铆as en los que vas a estar disponible.

隆Ojo! porque no est谩s creando tu calendario con los horarios disponibles para citas, simplemente est谩s informando a la plataforma sobre tu horario de trabajo.

Calendly

Y finalmente, tendr谩s que seleccionar el sector al que te dedicas entre diferentes modalidades. (Freelance, Educaci贸n, Consultor, Ventas, Reuniones…)

No voy a compartir imagen de esto porque no es un punto importante. Simplemente selecciona la opci贸n que se adapte a tu caso y haz clic en continuar. Y una vez lo hagas, ya tendr谩s tu cuenta de Calendly creada.

Calendly

Configura los ajustes principales

Como en cualquier plataforma, al crear una nueva cuenta, tendr谩s que realizar algunos cambios en las configuraciones principales del programa.

Para hacerlo haz clic a 鈥淎ccount鈥, en el apartado superior derecho, y abre el apartado 鈥淎ccount Settings鈥. Aqu铆 ver谩s que puedes modificar tu informaci贸n de usuario (foto y nombre, mensaje de bienvenida, idioma…), a帽adir una imagen de marca y modificar el link de tu calendario.

En este caso, vamos a a帽adir una foto tuya chula y un mensaje de bienvenida (que es el mensaje que van a ver las personas que vayan a reservar una reuni贸n contigo). A continuaci贸n, seleccionaremos nuestro idioma. Por 煤ltimo, a帽adiremos tu logo en el apartado 鈥淏randing鈥.

Calendly

Y una vez lo hayas modificado a tu gusto, guarda los cambios y vuelve al apartado principal.

Crea y configura tu primer evento

Para crear y configurar tu primer evento, haz clic al bot贸n 鈥+ Nuevo tipo de evento鈥 y a continuaci贸n selecciona el tipo de evento: Privado o en Grupo.

Una vez que lo tengas, podr谩s empezar a configurar las primeras opciones de tu evento.

Calendly

A帽ade el nombre del evento, la ubicaci贸n (sala de Zoom, Skype o similar), unas breves instrucciones sobre c贸mo va a funcionar la cita, cu谩nto va a durar鈥 En fin, algo de informaci贸n para la persona que reserve la reuni贸n.

A continuaci贸n, a帽ade el nombre del evento que aparecer谩 como URL y el color del evento.

Por 煤ltimo, haz clic al bot贸n azul 鈥淪iguiente鈥. En esta ventana ya podr谩s modificar los detalles de las fechas y los horarios de tu calendario.

Calendly

Vamos a empezar seleccionando la duraci贸n del evento. A continuaci贸n, en el siguiente apartado 鈥淚ntervalo de fechas鈥, haz clic en 鈥滶ditar鈥. Aqu铆 podr谩s modificar el periodo de tiempo en el que se pueden reservar los horarios entre:

  • Durante un periodo de tiempo de d铆as consecutivos. Ejemplo: 5 d铆as vista.
  • Durante un intervalo de fechas. Ejemplo: De d铆a X a d铆a X.
  • Tiempo indefinido.

El apartado de zona horaria, te recomiendo que lo dejes tal y como est谩, porque de esta forma permitir谩s a las dem谩s personas ver las horas disponibles en su propio horario (en el caso que est茅n en un pa铆s con un huso horario distinto al tuyo).

Vamos a por el apartado de disponibilidad modificando primero los horarios y luego la configuraci贸n avanzada.

Para modificar los horarios haz clic encima de un d铆a cualquiera. Ver谩s que se abre esta ventana. Este paso es muy importante, ya que es donde vas a definir los horarios disponibles para realizar las reuniones.

Vamos a poner como ejemplo, que queremos realizar las reuniones de 10:00am – 11:00am, de 13:00pm – 14:00pm y de 16:00pm – 17:00pm.

Calendly

Puedes seleccionar si quieres aplicar este horario solo en el d铆a que est谩s modificando, a todos los martes (en el caso de este ejemplo) o puedes aplicarlo a m煤ltiples d铆as, seleccionando fechas espec铆ficas o d铆as de la semana.

Calendly

Simplemente selecciona los d铆as que quieras y haz clic en Aplicar.

En el caso de que un d铆a no est茅s disponible o simplemente no quieras realizar ninguna reuni贸n, haz clic al bot贸n 鈥淣o estoy disponible鈥 y autom谩ticamente todas las horas se borrar谩n. Ese d铆a no aparecer谩n horas disponibles.

Ver谩s que, al aplicar estos cambios, los horarios disponibles van a aparecer dentro de los d铆as del Calendario, tal y como se muestra en la siguiente imagen.

Calendly

Perfecto, ahora vamos a por las configuraciones avanzadas. Aqu铆 encontramos varios apartados:

  • Intervalos de disponibilidad: Aqu铆 tendr谩s que seleccionar los intervalos de tiempo disponibles para tus invitados. Es decir, cada cuando vas a estar disponible, teniendo en cuenta los horarios establecidos.
  • Eventos m谩ximos por d铆a: El n煤mero m谩ximo de reuniones que quieres tener ese d铆a.
  • Antelaci贸n m铆nima para la programaci贸n: Horas necesarias para prevenir eventos de 煤ltima hora. Es decir, para que la gente no reserve una cita contigo a 煤ltima hora, as铆 de repente.
  • Tiempos de reserva del evento: Aqu铆 podr谩s seleccionar el tiempo que quieres libre antes y despu茅s de una reuni贸n. Por ejemplo, si tienes dos reuniones seguidas, asegurarte de que antes de la segunda reuni贸n, tengas 5 minutos libres en tu calendario.

Calendly

Como siempre, cuando hayas terminado de configurar este apartado, haz clic al bot贸n azul 鈥淪iguiente鈥. Una vez lo hagas, el evento se activar谩 y se marcar谩 como un evento disponible.

Pero no termina aqu铆 la cosa. Existe otro apartado de opciones adicionales que tambi茅n puedes modificar:

  • Preguntas para los invitados: Podr谩s modificar la informaci贸n que necesitas de tus invitados, como el nombre, el correo, y otra informaci贸n que puedes a帽adir.
  • Notificaciones y pol铆tica de cancelaci贸n: Aqu铆 podr谩s activar y modificar las notificaciones que se le env铆en a tu invitado al igual que los distintos correos que se le van a enviar.
  • P谩gina de confirmaci贸n: Aqu铆 podr谩s a帽adir una p谩gina de confirmaci贸n externa, aunque esta opci贸n solo la podr谩s utilizar con una de las versiones de pago. Por defecto, la p谩gina de confirmaci贸n es la misma de Calendly.
  • Pagos recibidos: si vas a ofrecer sesiones de pago, aqu铆 podr谩s vincular tu evento con una pasarela de pago. Pero de nuevo, es una opci贸n que solo est谩 disponible para los planes de pago.

Calendly

Y antes de terminar, quiero compartir un peque帽o detalle que hemos pasado por alto. Por lo visto, es muy t铆mido.

F铆jate en el apartado superior izquierdo de la imagen de arriba. 驴Ves donde pone idioma de los invitados?

Por defecto nos marca que est谩 en ingl茅s, as铆 que, si quieres cambiarlo, en este caso a espa帽ol, haz clic encima del idioma, selecciona espa帽ol y acepta la actualizaci贸n que se tiene que hacer.

隆Genial 隆Ya tienes tu calendario listo para empezar a recibir citas de tus posibles clientes!

Calendly

Comparte la URL con tus clientes

Llegados hasta aqu铆, tan solo te quedar铆a una sola cosa que hacer: compartir la URL de tu calendario con tus invitados.

Para hacerlo, tendr谩s que ir al apartado principal de tu cuenta.

Ver谩s que aparece el nuevo evento que acabas de crear y, dentro de 茅l, hay un bot贸n donde pone 鈥淐opiar enlace鈥.

Haz clic encima de 茅l y autom谩ticamente se copiar谩 la URL en tu portapapeles y tan solo tendr谩s que compartirlo con tu cliente.

Calendly

Calendly es mi programa favorito para agendar citas online

Calendly me facilita mucho la vida y me ahorra mucho tiempo.

Es la aplicaci贸n web que utilizo para programar mis reuniones con clientes.

Mejor dicho, Calendly es capaz de gestionar mis citas online sin que yo haga nada.

Una vez configurada, lo 煤nico a lo que vas a dedicar tiempo es a preparar las reuniones de venta con tus potenciales clientes, ya sean por videoconferencia o por tel茅fono.

Ah铆 es donde se cuece el bacalao.

Para llegar a una reuni贸n de venta, primero debes tener claro tu proyecto.

Quiz谩 lo ten铆as claro y lo pusiste en marcha, pero no termina de arrancar…

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