La leyenda de la multitarea o por qué debes dejar de intentar hacer varias cosas a la vez

Dime si te suena esta situación.

Estás en tu ordenador trabajando para uno de tus clientes mientras revisas Twitter de vez en cuando, contestas un email y mandas un Whatsapp a otro cliente que anda preguntando.

Y sí, eres capaz de hacerlo todo a la vez. Deberías estar orgulloso, ¿no?

No, ni mucho menos.

Todos somos capaces de hacer 2 o 3 cosas a la vez. Por supuesto, puedes estar hablando por teléfono con tu mujer y a la vez contestar un email urgente que te acaba de entrar.

Pero lo que no puedes hacer es concentrarte en ambas tareas y hacer bien tu trabajo.

Tarde o temprano tu mujer acabará por decirte «¿me estás escuchando?» o te darás cuenta de que has enviado un email con faltas de ortografía y hasta con frases sin sentido.

Y por eso hoy quiero que entre tú y yo matemos a la multitarea.

Quiero que desaparezca de tu negocio y de tu vida para siempre porque no sirve para nada. ¿Quieres que te demuestre por qué?

Sigue leyendo (y no lo hagas mientras haces otra cosa, por favor).

Las 2 principales razones por las que debes eliminar la multitarea a partir de hoy

#1 Tu cerebro NO está preparado para ser multitarea

Creemos que nuestro cerebro es impresionante. Y lo es. Pero no tiene esa capacidad mágica que creemos para estar a 4 cosas a la vez y hacerlas todas bien… por supuesto que no.

Para empezar, es imposible concentrarse en 2 cosas a la vez. 100% imposible. Necesitarías 2 cerebros para dedicar el 100% de cada uno de ellos a cada tarea y eso, por ahora, no se puede hacer (ni creo que se consiga a corto plazo).

Cuando estás en «modo multitarea» lo único que consigues es cometer más errores y tardar más en hacerlo todo. Volvamos al ejemplo anterior.

Estás creando algo para tu cliente mientras escribes un tweet, revisas el correo y contestas un Whatsapp. ¿Qué pasa aquí?

1. Tu cerebro no está trabajando para dar lo mejor para tu cliente: entregarás un trabajo mediocre, falto de creatividad y de sentido. No estás dando el 100%. Para ser sincero, no estás dando ni el 50% a tu cliente.
2. Tardas el doble en hacerlo todo: como tienes que estar cambiando de pestaña, cogiendo el móvil y volviendo a pensar en qué estabas haciendo con tu cliente, tardas en situarte y vas más lento.
3. Te agobias: parece que estás haciendo muchas cosas, te sientes más ocupado y te agobias más. Si hubieras hecho estas tareas de una en una todo hubiera sido más rápido, limpio y ordenado.

Lo haces todo peor, tardas más y encima tienes la sensación de estar haciendo demasiadas cosas.

¿Empiezas a odiar la multitarea? Bien, vas por el buen camino.

#2 Hacer muchas cosas a la vez NO significa ser más productivo

Te voy a ser sincero: mi negocio ha mejorado, yo he sido más feliz y he visto más avance en Lifestyle al Cuadrado a medida que hacía menos cosas.

Cuantas menos tareas tengo o menos cosas hago, más tiempo tengo para pensar y recapacitar sobre todo mi trabajo. Y eso solo me lleva a otro lugar: seguir eliminando tareas y centrándome en las pocas que me generan felicidad e ingresos.

Todo lo demás no es productivo.

Hemos visto que probablemente tardes mucho más en hacerlo todo si vas cambiando de una tarea a otra. ¿Por qué? Porque tu cerebro, cada vez que cambia de tarea, tiene que adaptarse.

Y eso implica que necesita cierto tiempo para enfocarse. Es el coste de la adaptación. Por eso siempre recomiendo, por ejemplo, crear tus posts de la siguiente forma:

1. Un día haces una investigación sobre todo lo que podrías escribir, apuntas ideas y las guardas.
2. Otro día pones título a todos los posts, aunque sean provisionales y defines sobre qué vas a hablar más o menos.
3. Otro día los escribes, sin corregir y sin maquetar hasta que pones el último punto.
4. Otro día revisas el post, lo maquetas y lo dejas listo para publicar.

El cerebro se concentra cada día en hacer una sola tarea. Eso maximiza tu productividad porque tardas menos en hacer cada una de ellas.

Cambiar el chip de investigación a títulos, de títulos a escribir y de escribir a corregir en un día tiene un gran coste de tiempo. Además, lo harás todo peor porque irás arrastrando ese coste de una tarea a otra.

Al final no será la mejor idea, el título será mejorable, el post estará falto de contenido y la revisión se hará rápida y mal porque estarás cansado.

Si hacerlo todo seguido es malo, imagina lo que ocurre si lo haces todo a la vez: desastre total.

Una tarea, un momento para hacerla.

Cómo abandonar tu adicción a la multitarea con éxito

Estás enganchado a la multitarea, admítelo.

Es tan adictiva como la Coca Cola o el tabaco. Y, para tu negocio, igual de perjudicial que esos asesinos silenciosos. Por eso te daré mi plan de acción para que elimines la multitarea a partir de hoy mismo.

Paso nº 1: cero distracciones

Este paso es difícil, pero difícil de verdad, porque te exige:

1. Crear un calendario con bloques de tiempo asignados a tareas: crea un calendario en la herramienta que prefieras (me da igual que sea Google Calendar, Trello… ) y asigna bloques de tiempo a diferentes tareas. Por ejemplo, yo tengo varias horas de deep work en las que solo pienso en cómo mejorar el negocio, nuevas ideas, nuevos productos, etc. Y si no pongo esas horas en mi calendario, no lo hago.
2. Cerrar el email y asignarle un horario: solo vas a mirar el email 2 veces al día en un horario establecido en tu calendario. Fin.
3. Quitar todo lo que te mande notificaciones insignificantes: Whatsapp, Facebook, Twitter, Slack y todos estos Time Killers se quedan desactivados. No necesitas ni una sola notificación emergente en tu ordenador ni una alerta salvo que te llamen por teléfono (y a veces ni eso).
4. Cumple con lo que le has prometido a tu calendario: si asignas 2 horas a trabajar para un cliente, cúmplelo. Cuando termines esas 2 horas podrás hacer otra cosa, pero mientras tanto no hay urgencias ni nada que te haga cambiar a otra tarea.

Solo con esto estarás ganando unos 10 minutos por cada hora de trabajo. Y si trabajas 8 horas al día y 5 días a la semana, estamos hablando de recuperar más de 6 horas.

Sí, la multitarea te quita 6-7 horas cada semana.

La multitarea te roba entre 6 y 7 horas semanales Clic para tuitear

Paso nº 2: crear días temáticos

¿Y si cada día de tu semana estuviera dedicada principalmente a hacer una sola tarea?

Sabrías que el objetivo principal de cada día es cumplir esa y solo esa. Hasta que no la hayas terminado, no pasas a otra y por supuesto no la mezclas con otra.

Por ejemplo:

1. Lunes: escribir un artículo para el blog.
2. Martes: poner las facturas al día, hacer un repaso de la contabilidad y ver que todo está bien.
3. Miércoles: trabajar para el principal cliente de la semana y avanzar en la entrega de ese proyecto.
4. Jueves: reunirte con un nuevo cliente.
5. Viernes: hacer networking enviando 2 emails a nuevas personas o a alguien que lleves tiempo sin contactar.

Ponte un objetivo para cada día y verás como la multitarea no te frena para cumplirlo.

Ponte un objetivo para cada día y cumplirás con tus promesas Clic para tuitear

Paso nº 3: acostúmbrate a decir que no

Esta cita de James Altucher lo define muy bien:

Si algo no es un «¡Por supuesto!» entonces es un «no».

Si algo no te apasiona, no te motiva o te lleva a decir «¡Claro que quiero hacerlo!» la respuesta a ese algo es «no».

• ¿Te piden una entrevista para un blog que no conoces, que no te suena y con preguntas genéricas? Di que no.
• ¿Un posible cliente no te motiva para nada y, más allá del dinero, no te aporta felicidad trabajando? Di que no.
• ¿Te invitan a un evento y no te interesa ir porque quieres disfrutar con tu familia de unas vacaciones? Di que no.

Y así hasta el infinito.

Diciendo que sí a todo es como acabarás con más tareas de las que puedes abarcar. E inmediatamente acabarás recayendo en la multitarea porque parecerá que no hay otra forma de avanzar.

Sé justo contigo mismo. Sé realista. Tu tiempo es tu tesoro, cuídalo.

Si te proponen algo y no es un sí inmediato, entonces es un no Clic para tuitear

Paso nº4: céntrate en lograr pequeñas metas

¿Recuerdas cuando hablamos de los propósitos de año nuevo? Enero es un mes de proyectos y lanzamientos. Todos llenamos nuestras agendas con miles de objetivos y organizamos varios meses al milímetro.

Pero la realidad es que la mayoría de veces todos esos planes son irreales. Queremos hacer demasiado y lo único que conseguimos es saturarnos.

No te estoy diciendo que plantearse retos sea malo. Lo que es malo es fijarnos metas inalcanzables.

Márcate objetivos asequibles que sean sencillos de lograr y que te ayuden a llegar más lejos poco a poco. Y para eso te recomiendo que te fijes minihábitos.

En este post, Jordi Sánchez te explica cómo instauró una rutina de minihábitos para alcanzar su objetivo final: levantarse a las 6 de la mañana. En vez de intentar levantarse de inicio a esa hora, lo que está haciendo es lo siguiente:

• La primera semana se obligó a irse más temprano a la cama (eso le ayudaría a estar más descansado y que le resulte más sencillo madrugar).
• La segunda se levantó a las 07:20.
• La tercera a las 07:00.
• Y en las demás seguirá madrugando cada semana un poco más hasta que alcance su objetivo.

Pequeños logros que le ayudan a avanzar. En cambio, si hubiese intentado levantarse a las 6 desde el primer día, lo más probable es que al cabo de unas semanas hubiese abandonado.

Como dice él en su post, solo con que te levantes 15 minutos antes durante 5 días, ya consigues ahorrar más de una hora a la semana. Esto es un gran ejemplo del poder del hacer.

Márcate objetivos que sean sencillos de lograr y que te ayuden a llegar más lejos poco a poco Clic para tuitear

Repite conmigo en alto: «nunca más volveré a hacer multitarea»

Ya está, hazlo.

Quiero que te comprometas a que no vas a volver a hacer multitarea dejando un comentario y diciendo conmigo «Franck, ¡nunca más volveré a hacer multitarea!» o compartiendo este tweet.

Nunca más volveré a hacer multitarea, ¡muerte a la multitarea! Clic para tuitear

Será como firmar en un papel tu contrato con esta promesa y, de paso, ayudarás a que otros dejen de basar su tiempo en algo tan poco productivo y útil.

¿Me ayudas a difundir el mensaje?

Fotografía: overhead of office life of a businessman / businessman coffee break (Shutterstock)