Exceso de trabajo: ¿Cómo gestionar picos de trabajo muy grandes?

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La actividad de la mayoría de emprendedores y dueños de nuestros propios negocios tiene altibajos y picos de trabajo.

Y estos picos de trabajo suelen generar estrés y ansiedad. Todos estamos abocados a ellos en momentos determinados.

Pero te advierto dos cosas: esa situación no puede ser la tónica de tu negocio y la que domine tu actividad. Si los picos son permanentes, tienes un problema que gestionar.

Y, por otro lado, puedes evitar o por lo menos minimizar el efecto negativo de estas situaciones. Los picos de trabajo se pueden gestionar para que no generen estrés.

Es posible, sí. Y te cuento cómo en este artículo.

Consecuencias del exceso de trabajo

Asumir trabajo en exceso y no ser capaz de gestionarlo de manera equilibrada acarrea una serie de consecuencias negativas para nuestra salud y estado mental.

El cuerpo nos envía señales para indicarnos que está alcanzando su límite y saber reconocerlas es la forma de llegar a ponerle final a esa situación, antes de que sea demasiado tarde.

Ansiedad

Es la consecuencia más clara y directa. La ansiedad se manifiesta como un sentimiento de malestar, un desasosiego que hace que no aprovechemos los momentos de descanso, porque se vive en una constante tensión y preocupación.

Una ansiedad no gestionada puede derivar en una grave crisis y hace que nuestra capacidad de acción y decisión se vea mermada, porque ese mismo estado no nos permite afrontar las situaciones.

Como consecuencia, a menudo no se toman las decisiones cuando es debido, se postergan y esa procrastinación hace que las obligaciones se acumulen.

Insomnio

La ansiedad que provoca un exceso de trabajo causa problemas para descansar y dormir de forma placentera, con lo que ese descanso no se aprovecha como es debido. Y más allá, se puede producir hasta insomnio, incapacidad para conciliar el sueño, por encontrarnos continuamente atrapados en pensamientos recurrentes relacionados con el trabajo.

Además, los largos horarios de trabajo y las pantallas también son factores que aumentan el riesgo de producir insomnio.

Problemas gástricos

La ansiedad y el estrés se reflejan en el sistema digestivo, provocando malas digestiones, reflujo, diarreas etc. Hacen que nuestro sistema digestivo no funcione de forma correcta.

Y una mala digestión de forma prolongada deriva en problemas digestivos más graves, como gastritis.

Si a esto le sumamos que los picos de trabajo también suelen acarrear que dejemos de prestar atención a una alimentación equilibrada y se abuse de la comida basura, el problema se agrava.

El síndrome Burnout

El síndrome Burnout es una condición física y psicológica que se produce en los entornos profesionales exigentes. Se caracteriza por la despersonalización, la falta de motivación, la monotonía y la ansiedad generada por una mala gestión de los recursos humanos.

Aunque no es propio solamente de un contexto de exceso de trabajo, sí que está relacionado con la mala gestión de este.

Adicción al trabajo

Aunque parezca una paradoja, el exceso de trabajo hace que nos volvamos adictos al mismo, incapaces de separar el aspecto laboral y profesional del personal.

La responsabilidad ante las tareas y quehaceres hace que no nos tomemos los tiempos necesarios para desconectar, alejarnos del trabajo y descansar.

Y esto termina siendo contraproducente, puesto que el propio cansancio y la ansiedad harán que tomemos decisiones precipitadas o equivocadas.

Además, en determinados casos se corre el riesgo de normalizar el exceso de trabajo, ser incapaces de salir de esta rueda.

Dolores lumbares y cervicales

Los picos de trabajo hacen menos probable que mantengamos un equilibrio y bienestar y nos cuidemos como es debido. En épocas de mucho trabajo, se dedican más horas a las tareas profesionales y se descuidan otros aspectos, como el realizar ejercicio físico u otras actividades, como el yoga o, simplemente, salir a pasear.

A esto se les suman las malas posturas, los malos hábitos ergonómicos derivados de las largas jornadas de trabajo en las mismas posiciones, no realizar estiramientos cada cierto tiempo mientras se está delante del ordenador o no tomar descansos cada cierto intervalo de tiempo.

Como consecuencia, nuestros músculos y articulaciones se resienten. Y puede derivar en lesiones cronificadas.

Problemas cardiovasculares

La mala gestión del estrés y la ansiedad y no prestar atención a todos los problemas que te he enumerado puede tener consecuencias todavía más graves, en problemas cardiovasculares que, no tratados, podrían incluso provocar colapsos, infartos o ictus.

Por lo tanto, es muy importante prestar atención a los signos de alarma que el cuerpo muestra, así como a los índices de colesterol, hipertensión, el ritmo cardíaco, etc.

Síndrome del túnel carpiano

La mayoría de los emprendedores pasamos largas horas frente a la pantalla y a golpe de teclado.

Y uno de los problemas físicos que más habitualmente manifestamos es el síndrome del túnel carpiano, por nuestro excesivo uso del teclado, que hace que la mano permanezca demasiado tiempo en la misma posición y se presione un nervio.

¿Cómo gestionar mejor el exceso de trabajo?

Tanto si trabajas en una multinacional como si eres un emprendedor, tienes que asumir que se darán temporadas en las que tendrás altos picos de trabajo.

Lo primero que debes tener claro es que a la hora de organizarte juegas con 3 variables:

  • Tiempo.
  • Recursos.
  • Calidad.

Por ejemplo, si no tienes tiempo ni recursos, para poder sacar adelante el trabajo, la calidad será la que se resienta. ¿Tienes recursos y puedes permitirte bajar la calidad? Acortarás tiempos. Como ves, siempre jugamos con este triángulo.

Según sea tu situación tendrás que tirar más de un punto que de otro. No obstante, la verdadera clave de este tema está en la prevención.

La planificación es la mejor manera de que estos picos de trabajo sean lo más llevaderos posibles.

Y para ello un buen método es hacer un retroplanning, en el que recojas todo lo relacionado con las tareas que deberás abordar y planifiques con tiempo cómo hacerlas.

Cómo gestionar picos de trabajo

Ahora que ya conoces las consecuencias de los picos de trabajo te voy a dar una serie de consejos para gestionarlos.

Conoce de verdad tu sector y tu trabajo

Conocer el sector en el que te mueves y el trabajo que desarrollas es indispensable para poder ser capaz de hacer frente a las diferentes situaciones que se te presenten y, todavía más, adelantarte a ellas y planificarte.

De esa forma serás capaz de identificar claramente qué proyectos pueden resultar más exigentes y estresantes y cuándo se avecinan picos de trabajo, bien sea por nuevos lanzamientos, porque la estructura de tu trabajo sea estacional, etc.

Conocer tu sector y tu mercado te ofrece una gran ventaja, que te permitirá prepararte para ella y minimizar los riesgos.

Conoce a tus clientes, a tu público

Otro punto muy importante y más específico.

Se trata de conocer exactamente quién y cómo es tu cliente, tu público. Qué espera de ti y cuándo, en qué momento un cliente concreto acude a ti y qué te pide.

El conocimiento te da poder. Te ayuda a planificar, organizarte y hacer previsiones.

Organízate y prepárate con antelación

Si ya conoces tu mercado y tus clientes y además tienes identificados cómo y cuándo se producen los picos de trabajo, serás capaz de adelantarte a ellos y ser previsor.

Puedes aprovechar los periodos o momentos valle o más flojos para adelantar trabajo y avanzar materiales, crear stock, etc.

Así, cuando llegue el pico de trabajo, no se resentirá ni la producción, ni el equipo, ni tú.

Fomenta que te reserven las citas

Organización y planificación son las claves, ya lo estás viendo.

Y en el día a día, trabajar con una agenda específica, en la que sepas en cada momento qué debes hacer, evitará la procrastinación y serás mucho más eficiente y productivo.

Una buena forma de conseguirlo, cuando dependes de la interacción con tus clientes, es fomentando que te reserven la cita, que concerten previamente el momento en el que se reunirán contigo.

De esta forma, podrás anticiparte y tener preparado todo lo necesario. Pero además evitarás situaciones de estrés y ansiedad por picos inesperados de afluencia o solicitudes.

Y mentalmente podrás abordar la atención a cada cliente dando el 100% de ti.

Como ves, trabajarás mejor y darás también un mejor servicio.

Aumenta el equipo en momentos puntuales

Si tu trabajo presenta picos en momentos concretos, ya sea en algunos momentos del día, en días de la semana o de forma estacional, debes asumir que en esos momentos quizá la solución sea la contratación de más personal para reforzar tu equipo.

No lo veas como un gasto, sino como una inversión para tu negocio. Plantéalo como una vía para conseguir una mayor facturación y una cota más alta de satisfacción de todo tu equipo.

Trabajarás mejor y podrás dedicar a tus clientes el tiempo y el mimo que requieren.

Cuenta con un asistente virtual en tu equipo

Un asistente virtual puede ser la pieza que necesites en tu equipo, incluso si tu negocio es individual.

Un asistente virtual es un profesional que trabaja en remoto en labores de asistencia a dirección y a los empleados de una empresa.

Esta persona puede encargarse del día a día de tu negocio y de todos los aspectos que deben tener una ejecución rápida.

Así tú no te verás tan ahogado en momentos de picos de trabajo y podrás también centrarte en un aspecto más estratégico.

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